九月，Salesforce 一口氣推出七個具名的 AI 代理。客服叫 Casey，負責 IT 跟人資申請的叫 Paige，協助購物跟結帳的叫 Carter，跑業務開發的叫 Hunter。每一個都有自己的職稱，各自負責一塊具體的業務範圍，不是一個什麼都能聊的萬用助理。
我看到這個新聞的第一個反應不是驚訝，是有點熟悉。這不就是我自己在家裡書桌前，一個人在做的事嗎。
從分部門，往下寫到職位說明書
我在《別再開十個 ChatGPT 分頁：把 AI 當團隊帶的入門法》那篇裡談過怎麼把 AI 分成不同部門，一個管文案、一個管資料整理、一個管客戶對話，各自有固定的分工，不要每次開新對話都從頭講一次自己是誰。那篇解決的是「有沒有分工」這一層。
Salesforce 的做法提醒了我，分工只是第一步，下一步是把每個角色寫清楚到「職位說明書」的程度。這篇要往下多走一層，示範怎麼真的把一個角色的職責、標準、底線寫下來，寫到 AI 接手之後不用你每次重新解釋。
用 DEL 三支柱寫一份職位說明書
我自己的 AI 團隊裡，有一個角色叫「文案組長」，負責把我丟給它的素材整理成社群貼文草稿。這是我實際在用的職位說明書，拆成 Direction、Expectation、Limitation 三段。
Direction，要交出什麼結果，不是做什麼動作。
不寫「幫我寫貼文」，這種寫法只交代了動作，沒交代結果。我寫的是：把我丟給你的素材，整理成一則 Threads 貼文草稿，目標是讓讀過的人願意留言或轉發，讀者是關注 AI 工作方法的一人公司經營者。結果講清楚了，AI 才知道自己交出去的東西要往哪個方向使力，不是隨便生一段文字交差。
Expectation，用過去寫得好的範例定調，不是形容詞。
不寫「語氣要輕鬆自然」，這種形容詞每個人理解都不一樣，AI 也只能亂猜。我寫的是：格式參考這三則過去表現好的貼文（附連結或原文），開頭一句話要能讓人停下來，中段舉一個具體例子，結尾不要下結論，留一個問句讓讀者接話。給範例、給具體的結構條件，AI 才有東西可以照著走，不是憑空腦補「輕鬆自然」長什麼樣子。
Limitation，哪些話不能講，什麼時候要停下來問人。
不寫「注意分寸」，這種提醒等於沒講。我寫的是：不能提到還沒公開的合作案細節，不能用「保證」「一定」這種對讀者做出承諾的字眼，如果素材裡牽涉到任何具體數字或客戶案例，先標記出來問我要不要用，不要自己決定放不放。底線要具體到 AI 一看就知道踩到哪一句該停手，不是留給它自己拿捏。
這三段合起來，就是一份「文案組長」能直接照著執行的職位說明書。你可以照抄這個結構，把角色名稱、任務內容換成你自己需要的部門，Direction 寫結果，Expectation 附範例，Limitation 列底線。
職位說明書寫到哪，真人接手哪
職位說明書寫得再細，也有一條線，AI 過不去。
我在《AI 團隊帶大之後：加入真人協作者，分工要怎麼重新畫》裡談過這件事，AI 能量產、能照著標準交出初稿，但沒辦法替你掛名負責。文案組長這個角色，寫得再完整，它負責的永遠是草稿那一段。草稿之後要不要掛你的名字發出去、出了問題誰接電話，這件事職位說明書解決不了，得靠真人接手判斷跟承擔。
寫職位說明書的時候，我會刻意在 Limitation 那一段，把「這件事到此為止，接下來要問我」的那條線標出來，等於在說明書裡先幫真人那一棒留好接力的位置。AI 的職位說明書寫得愈清楚，真人要接手判斷的範圍反而愈小，因為該交代的都交代完了，剩下的才是真正需要人來扛的部分。
15 分鐘簡化模板
如果一次要寫完整份職位說明書覺得有點吃力，這裡給一個 15 分鐘能填完的簡化版，四個欄位就好。
角色名稱：這個 AI 角色叫什麼，負責哪一塊業務，一句話講清楚。
要交出的結果：不是「做什麼」，是「完成之後長什麼樣、給誰用、要達成什麼」。
兩個範例：附上兩則你自己過去覺得做得好的成品，讓 AI 照著模仿，不要只寫形容詞。
三條不能碰的線：列出你最在意、一旦踩到會直接跳腳的三件事，其他交給 AI 自己判斷就好。
填完這四欄，你手邊就多一個像 Casey、像 Paige 那樣，有清楚職責、有明確標準的 AI 同事，只是它是為你一個人的公司量身寫的，不是為某個企業的客服部門。
想把常用的任務模板直接套用，可以去任務模板庫找現成的起手式。如果還沒把 Direction、Expectation、Limitation 這三格的基本邏輯搞清楚，也可以先回《別再開十個 ChatGPT 分頁》重新複習一次怎麼開始分工。
