有陣子我很認真研究過「早起」這件事。
想說如果每天多擠出一小時,是不是什麼問題都能解決。試過早上五點半起床,坐到電腦前,結果腦袋像沒插電。那個時段的我,連把一句話講完整都吃力,更別說做需要判斷的事。撐了兩週,還是回到晚上兒子睡著後的那 90 分鐘。
後來我才想清楚,卡住我的從來不是時間不夠,是我沒篩選過要拿這些時間做什麼。
待辦清單騙了我很多年
我以前也寫待辦清單,寫得很勤。每天列十幾件事,打勾的時候有一種爽感,好像在證明自己有在做事。
但打完勾之後回頭看,常常心裡有種說不出的空。那十幾件事裡,真正推動什麼往前走的,可能只有一兩件。剩下的都是回覆訊息、整理檔案、確認一些其實不急的小事。做完是有做完,但一週過去,重要的東西一動也沒動。
待辦清單的問題在於,它只回答「有哪些事要做」,不回答「哪些事現在非做不可」。清單上每一項看起來都差不多重要,因為都是用同一種字體、同一種列點寫出來的。你的眼睛沒辦法從一堆等重的項目裡挑出真正重的那個。
我後來不寫清單了,改問自己三個問題。這三個問題,才是真正決定我那 90 分鐘要花在哪的東西。
第一問:今天不做,會不會出事
第一個問題很直接。這件事今天不推進,明天、後天會發生什麼具體的壞事嗎?
注意「具體」這兩個字。很多事聽起來很急,細問下去卻只是一種模糊的焦慮感,沒有真的有後果。比如「我應該回覆那則留言」,不回會怎樣?通常什麼都不會怎樣,對方頂多多等一天。但「明天要交給合作對象的說明文件」,今天不寫,明天就是空白一片,這是真的會出事。
我拿這個問題篩過一輪之後,常常發現一天列的十幾件事裡,真正會出事的只有一兩件。其他的,是可以出事的門檻,但門檻沒那麼低。它們值得做,但不值得占掉今晚僅有的 90 分鐘。
這一步在練的,是把「感覺很急」跟「真的很急」分開看。感覺是會騙人的,尤其是晚上腦袋已經很累的時候,任何一件懸而未決的小事都會被放大成迫在眉睫。
第二問:適合 90 分鐘做,還是需要整段時間
篩出真正重要的事之後,還不能全部塞進今晚。第二問是問這件事的形狀,適不適合 90 分鐘這個容器。
有些任務可以切成一段一段,今晚做三分之一,明晚再接著做,不會壞掉。比如整理一份資料、寫一篇文章的第一版草稿,這種任務中斷了明天接續,損失不大。
但有些任務不行。需要一次拉通全部脈絡才能想清楚的策略決定、需要跟人來回討論才能定案的規劃,這種事切成 90 分鐘一段一段做,常常是做一半又回頭重想一次,前面那段等於白費。這種任務硬塞進今晚,結果通常是做了 90 分鐘,隔天發現方向要重來。
我現在會先問自己,這件事被切成 90 分鐘的碎片,還會不會是原本那個東西。是,今晚做。不是,先不碰,留到週末有整段時間再處理,或者乾脆先不做,把時間讓給另一件真的適合這個容器的事。
這問題救了我很多次。以前我常常硬把大任務塞進晚上那段時間,做完覺得很累,隔天卻發現昨晚做的東西根本不能用,得整段重來。時間花了,結果沒有,是最傷士氣的事。
第三問:能不能只做判斷,讓 AI 先產出第一版
這問題是這幾年才加進來的,也是三個問題裡最省時間的一個。
很多任務,我以為自己得從零開始寫,細想才發現,真正需要我的部分只有判斷,執行的部分可以讓 AI 先跑一版。比如一份會議紀錄要整理成給老闆看的摘要,以前我會從頭讀逐字稿、自己抓重點、自己組織。現在我會先把逐字稿丟給 AI,但不是隨便丟。
這裡就是 DEL 派上用場的地方。我會告訴 AI 這份摘要的方向,要給老闆看決策要點,不給團隊看執行細節。期待長什麼樣,三段以內,每段先講結論再講理由。限制是什麼,不要用會議室裡那些沒定案的假設性發言,只寫已經拍板的部分。
把這三件事講清楚,AI 給出來的第一版通常已經有七八成能用。我要做的,是審這一版,改掉不對的地方,補上 AI 不知道的脈絡。角色從「生產者」變成「審核者」,同一件事花掉的時間可能只剩三分之一。
問完這一問,我常常發現,原本以為要花整晚的任務,其實今晚只需要花二十分鐘做判斷跟修改。省下來的時間,可以拿去做另一件本來被排到明天的事。
延後清單,標準要寫死
篩選完,一定會剩下一批事被延後。這裡最容易出的問題,是延後之後就真的忘了,或者反過來,每天都把同一批事重新想一次要不要延,想得比做事還花時間。
我給延後清單設了一個很死的標準。一件事被延後,一定要標上兩件事:延到什麼時候看,還有延後的原因是哪一問答的。是不急(第一問),還是形狀不合(第二問),還是還沒想清楚要交給 AI 做哪部分(第三問)。
原因寫死了,下次回頭看這件事的時候,我不用重新想一次,直接看當初卡在哪一問,補上那一問就能決定要不要動手。這個小動作看起來麻煩,實際上省掉的是每天重複判斷同一件事的時間,那個時間累積起來比想像中多。
延後清單我大概一週回顧一次,不是每天。每天回顧的話,又會掉回花時間管理待辦清單的老路,那不是我要的。
這三問,最後都是為了把時間留給對的事
回到最開始那個問題,早起沒有解決我的問題,因為它只是多了一個時段,沒有解決我不會篩選的問題。就算多給我三小時,如果每件事看起來都一樣重要,我一樣會把時間花在不該花的地方。
這三問加起來,做的事情其實很單純。今天不做會不會出事,決定要不要現在做。適合 90 分鐘還是需要整段時間,決定今晚做不做得完。能不能讓 AI 先產出第一版,決定我要花力氣的地方是判斷,執行留給 AI 先跑。
三個問題想清楚,大概花不到五分鐘。省下來的,是接下來那 90 分鐘不會被浪費在一件其實不急、形狀不合、或本來可以交給 AI 先跑一版的事情上。
這套篩選方法,是我在那段常常撐不下去的日子裡,一次一次卡關磨出來的。完整的背景,我寫在 兒子睡著後的那 90 分鐘 這篇。如果你想知道第三問裡怎麼把任務講清楚讓 AI 真的接得住,可以從 DEL 框架 開始看,那是我用來把模糊任務說清楚的核心方法。
